Guida ai processi aziendali: mappatura, gestione, digitalizzazione, ottimizzazione e automazione
Esistono centinaia di processi aziendali, tra cui anche quello che stai facendo ora: la ricerca di informazioni, al fine di velocizzare e migliorare la tua azienda.
In questa guida estesa parliamo di questi processi, di come gestirli (e quindi controllarli, semplificarli, automatizzarli) e di come Visyum ti aiuta e diamo alcune definizioni di processi.
Tra le domande che ci fanno più spesso, ne abbiamo selezionate alcune tra quelle che imprenditori, responsabili o tecnici ci fanno più spesso, e abbiamo creato risposte semplici e veloci.
Se invece cerchi definizioni più precise sui processi aziendali, salta la sezione delle domande e scegli da questo mini-menu quella che ti interessa!
I processi aziendali sono un insieme di attività interconnesse e coordinate che vengono eseguite all'interno di un'organizzazione per raggiungere gli obiettivi prefissati. Questi processi possono variare a seconda dell'azienda, del settore e degli obiettivi specifici dell'organizzazione, ma di seguito sono elencati alcuni dei processi aziendali più comuni:
Processi di gestione delle risorse umane: includono l'assunzione di nuovo personale, la formazione e lo sviluppo dei dipendenti, la valutazione delle prestazioni, la gestione dei salari e dei benefit e la gestione delle relazioni sindacali.
Processi di gestione delle finanze: includono la contabilità, la gestione del bilancio, la gestione del flusso di cassa, la pianificazione fiscale e la gestione del rischio.
Processi di gestione delle operazioni: includono la gestione dell'approvvigionamento, della produzione, della logistica e della gestione dell'inventario.
Processi di marketing e vendite: includono la pianificazione delle campagne pubblicitarie, la gestione dei social media, la gestione dei contatti e dei lead, la generazione di opportunità di vendita e la gestione delle relazioni con i clienti.
Processi di sviluppo del prodotto: includono la ricerca e lo sviluppo di nuovi prodotti, la progettazione e l'ingegnerizzazione del prodotto, la gestione del ciclo di vita del prodotto e il lancio del prodotto sul mercato.
Processi di gestione della qualità: includono il controllo della qualità, l'assicurazione della qualità, la gestione dei fornitori e la gestione dei reclami dei clienti.
Processi di gestione dei progetti: includono la pianificazione del progetto, la gestione del budget del progetto, la gestione delle risorse del progetto e il monitoraggio del progresso del progetto.
Questi sono solo alcuni esempi dei processi aziendali che possono essere presenti in un'organizzazione. Ogni azienda deve analizzare i propri processi aziendali per identificare quelli che sono essenziali per il successo dell'organizzazione e sviluppare strategie per migliorarli continuamente.
Quali sono i vantaggi della gestione dei processi aziendali?
La gestione dei processi aziendali offre numerosi vantaggi, tra cui:
Maggiore efficienza operativa e riduzione degli sprechi.
Migliore produttività e tempi di consegna più rapidi.
Maggiore precisione e riduzione degli errori.
Miglioramento della comunicazione e collaborazione interna.
Maggiore soddisfazione dei clienti grazie a servizi più rapidi e di qualità.
La gestione dei processi aziendali offre numerosi vantaggi, tra cui un miglioramento dell'efficienza operativa, una maggiore produttività, una riduzione degli errori, un'ottimizzazione delle risorse e una migliore soddisfazione dei clienti. Utilizzando il Visyum BPM, puoi automatizzare i processi, identificare aree di miglioramento, monitorare le prestazioni e prendere decisioni basate sui dati per ottimizzare l'intero ciclo di vita dei processi aziendali.
Come posso ottimizzare i processi aziendali per migliorare l'efficienza?
Per ottimizzare i processi aziendali e migliorarne l'efficienza, segui questi suggerimenti:
Analizza i processi esistenti per identificare le aree di spreco o inefficienze.
Utilizza strumenti digitali o software di gestione dei processi per automatizzare attività ripetitive.
Semplifica i flussi di lavoro eliminando passaggi non necessari o complessità e standardizzando le procedure.
Monitora costantemente le prestazioni dei processi e utilizza dati e analisi per prendere decisioni informative.
Promuovi una cultura di miglioramento continuo, coinvolgendo i dipendenti nella ricerca di soluzioni e implementando feedback regolari.
Per ottimizzare i processi aziendali e migliorarne l'efficienza, puoi utilizzare Visyum.
Visyum consente di identificare le aree di spreco e inefficienze, e apportare modifiche mirate per semplificare e ottimizzare i flussi di lavoro.
Visyum offre anche strumenti per il monitoraggio delle prestazioni e l'analisi dei dati, consentendo di prendere decisioni informate per il miglioramento continuo dei processi aziendali.
Come posso controllare e migliorare i processi aziendali?
Per controllare e migliorare i processi aziendali, segui questi suggerimenti:
Definisci indicatori chiave di performance (KPI) per misurare le prestazioni dei processi.
Monitora costantemente i KPI per identificare eventuali scostamenti o inefficienze.
Raccogli dati sulle attività aziendali e analizzali per individuare aree di miglioramento.
Coinvolgi i dipendenti nella valutazione dei processi e nel fornire feedback per apportare modifiche.
Utilizza strumenti digitali o software di gestione dei processi per automatizzare attività e migliorare l'efficienza complessiva.
Puoi controllare e migliorare i processi aziendali utilizzando Visyum. Visyum consente di definire indicatori chiave di performance (KPI), monitorare le prestazioni dei processi in tempo reale, raccogliere dati sulle attività aziendali e analizzarli per identificare aree di miglioramento. Con Visyum, puoi anche automatizzare il flusso di lavoro, assegnare responsabilità e creare un ambiente di controllo per i processi aziendali.
Mappatura e al Monitoraggio dei processi aziendali
La mappatura dei processi aziendali è un'analisi dettagliata e strutturata dei processi aziendali al fine di comprendere come funzionano, fornire una panoramica delle attività coinvolte e identificare eventuali aree di miglioramento. La mappatura dei processi aziendali consente a un'azienda di identificare i problemi e le inefficienze nei propri processi e di apportare modifiche per migliorare l'efficienza e l'efficacia dell'azienda nel suo complesso.
La mappatura dei processi aziendali è una delle prime azioni che effetuiamo quando iniziamo a collaborare con un’azienda, prima di poi passare alla digitalizzazione e semplicazione con il nostro tool Visyum BPM.
Mappatura dei processi aziendali con Excel
Attenzione, Excel è uno strumento utile, ma incompleto per la mappatura dei processi aziendali. Per quanto sia possibile elencarli, il tracciamento dei risultati non è automatico e potrebbe essere soggetto a errori di trascrizioni e di formule. Se i ritmi della tua azienda sono elevati, e hai bisogno di tracciare specifici processi e tenere sotto controllo tutto, dalle risorse umane a quelle materiali, devi assolutamente conoscere Visyum BPM, lo strumento che ti farà risparmiare migliaia di euro ogni anno.
Come impostare il tuo file Excel?
Nella prima colonna, definisci il macroprocesso. Esempio, Produzione.
Nella seconda colonna il microprocesso, esempio Presa Ordine.
Nelle colonne successive aggiungi le metriche chiave, come tempi di attesa, i tassi di errore, i costi, ecc.
Aggiungi una colonna con le azioni di miglioramento, e adesso duplica le colonne precedenti tenendo traccia dei nuovi dati. Hai bisogno di un prima/dopo per capire se sei sulla strada giusta.
Lascia un campo per le note: punti critici, ripetizioni o inefficienze e valutare se si possono effettuare dei miglioramenti.
MACROPROCESSO
MICROPROCESSO
TEMPISTICHE
AZIONE DI MIGLIORAMENTO
TEMPISTICHE (POST)
NOTE
PRODUZIONE
PRESA ORDINE
40 MIN
DIGITALIZZAZIONE CON VISYUM
15 MIN
SEMPLIFICARE OFFERTA PER DIMINUIRE TEMPISTICA
Si tratta naturalmente di una mappatura semplificata, ma è utile a capire sia se ci sono eventuali problematiche, colli di bottiglia o aspetti migliorabili e sia a fare un confronto prima-dopo rispetto all'integrazione di eventuali soluzioni.
Alcuni processi aziendali che puoi mappare e monitorare
Gestione delle richieste dei clienti: ricezione, analisi, risposta e archiviazione delle richieste dei clienti.
Gestione degli ordini: accettazione degli ordini, gestione dell'elaborazione degli ordini, evasione e spedizione degli ordini, fatturazione e pagamenti.
Gestione della logistica: gestione delle scorte, pianificazione dei trasporti e della distribuzione, monitoraggio dei movimenti delle merci.
Gestione del personale: gestione delle assunzioni, delle ferie e delle prestazioni dei dipendenti, della formazione e della formazione continua dei dipendenti.
Gestione della contabilità: registrazione delle fatture emesse e ricevute, gestione del ciclo attivo e passivo, gestione della tesoreria.
Marketing e comunicazione: pianificazione e gestione delle campagne pubblicitarie e delle attività di comunicazione, monitoraggio dei risultati delle campagne.
Assistenza clienti: gestione delle lamentele, risoluzione dei problemi, assistenza tecnica e supporto post vendita.
Produzione: pianificazione della produzione, gestione delle risorse necessarie, controllo della qualità delle produzioni.
Gestione delle relazioni con i fornitori: selezione dei fornitori, negoziazione dei contratti, monitoraggio delle performance dei fornitori.
Gestione amministrativa: gestione delle scadenze fiscali, adempimenti burocratici, compilazione di dichiarazioni e documenti ufficiali.
In fondo trovi anche il Dizionario dei Processi di Produzione, con altre tipologie di processi specifici (uno degli ambiti in cui Visyum trova più applicazione).
La Digitalizzazione dei processi aziendali
La digitalizzazione dei processi aziendali permette di automatizzare i processi manuali, ridurre i costi e migliorare l'efficienza complessiva dell'azienda.
L'integrazione digitale dei processi aziendali è un'attività che prevede l'utilizzo di tecnologie digitali per migliorare l'efficienza e l'efficacia dei processi aziendali. Questo si realizza attraverso l'automazione di compiti manuali, la creazione di flussi di lavoro digitali e l'elaborazione di dati in tempo reale.
L'obiettivo principale dell'integrazione digitale dei processi aziendali è quello di aumentare la produttività, ridurre i costi e migliorare l'esperienza del cliente, consentendo all'impresa di essere più competitiva sul mercato.
Ecco quali sono i passaggi per una corretta digitalizzazione:
1. Mappatura: Identifica i processi più importanti
Il primo passo per la digitalizzazione dei processi aziendali è identificare i processi chiave. Analizza i processi manuali, identifica i punti critici e individua i processi che potrebbe essere automatizzati per migliorare l'efficienza e la produttività dell'azienda.
2. Scelta del software
Una volta identificati i processi chiave, è importante scegliere gli strumenti software giusti per automatizzarli. Hai bisogno di un Software BPM, come Visyum. Scopri nella guida dedicata cosa fa un Software BPM.
3. Implementazione graduale e formazione dei team
L'implementazione della digitalizzazione dei processi aziendali avviene gradualmente. Inizia con il processo meno critico e valuta i risultati ottenuti. L'implementazione graduale consente di valutare l'efficacia del metodo e adeguarlo ad ogni necessità.
Il passaggio alla digitalizzazione richiede un cambiamento culturale all'interno dell'azienda. La formazione dei team è quindi essenziale. Assicurati che i tuoi dipendenti siano formati sull'uso del nuovo software e sui nuovi processi. In questo modo, si facilita l'integrazione dei nuovi processi e il lavoro dei dipendenti. Il nostro servizio Visyum Assitant permette di semplificare l’integrazione e la formazione del nuovo tool all’interno della tua azienda.
6. Monitoraggio e analisi dei dati
Il monitoraggio e l'analisi dei dati sono essenziali per identificare eventuali problematiche e per valutare i risultati ottenuti. Utilizza i dati raccolti per rendere il processo ancora più efficiente e migliorare le eventuali problematiche.
7. Sicurezza dei dati
La digitalizzazione non deve sottovalutare la sicurezza dei dati. Assicurati di adottare le prassi di sicurezza necessarie per proteggere le informazioni sensibili dell'azienda. Utilizza software di sicurezza affidabili e garantisce che i tuoi dipendenti siano formati sui pratiche di sicurezza dei dati, come Visyum, che ha degli altissimi standard di sicurezza.
Ottimizzazione, automazione, reingegnerizzazione e standardizzazione dei processi aziendali
L'ottimizzazione dei processi aziendali si concentra sull'aumento dell'efficienza e della produttività dell'azienda attraverso l'eliminazione di attività superflue e l'introduzione di miglioramenti ai processi esistenti. Questa attività può anche coinvolgere l'utilizzo di tecnologie come l'automazione dei processi aziendali per ridurre i costi e aumentare la velocità di produzione.
La reingegnerizzazione dei processi aziendali è un'attività che coinvolge la riformulazione radicale dei processi aziendali esistenti per migliorarne l'efficienza e la produttività. Questa attività può richiedere un'analisi attenta e una mappatura dettagliata dei processi esistenti per identificare le aree che richiedono miglioramenti significativi.
La standardizzazione dei processi aziendali si concentra sulla creazione di procedure standard per l'esecuzione dei processi aziendali. Questa attività può aiutare a ridurre la variabilità dei processi e ad aumentare l'efficienza e la produttività dell'azienda.
Nella prima fase di integrazione di Visyum, analizziamo il workflow della tua azienda per renderlo più semplice e digitalizzabile, in modo da poter applicare le tecnologie e farti risparmiare tempo e soldi in ogni task.
L'automazione dei processi aziendali consiste nell'utilizzo di tecnologie per automatizzare attività ripetitive o manuali all'interno dei processi aziendali.
Questa attività può ridurre i tempi di produzione e i costi associati all'utilizzo di manodopera, ma richiede anche un'analisi attenta dei processi per garantire che l'automazione sia attuata in modo efficiente.
Visyum fa proprio questo: rende la tua azienda digitale e veloce, riducendo il tempo di lavoro e gli errori assistendoti nei task di tutti i giorni.
Il processo di automazione dei processi aziendali può includere diversi passaggi, a seconda delle esigenze dell'azienda, quali:
Identificazione dei processi: individuazione dei processi aziendali che possono essere automatizzati per migliorare l'efficienza e la produttività.
Analisi dei processi: valutazione dei processi identificati per loro fattibilità di automazione, dei loro costi e dei benefici attesi.
Progettazione dei processi automatizzati: progettazione delle procedure automatizzate, definizione dei requisiti funzionali e tecnici, scelta del software e della tecnologia da utilizzare.
Implementazione: sviluppo e implementazione della soluzione di automazione dei processi.
Formazione del personale: formazione dei dipendenti sul funzionamento dei nuovi processi automatizzati.
Valutazione dei risultati: monitoraggio e valutazione dei risultati della automazione dei processi, anche attraverso l'analisi dei dati.
Ottimizza la tua azienda in Estate
Il momento migliore per ottimizzare i processi è quando cala la pressione sulla produzione. La maggior parte delle aziende trascura i periodi di rallentamento e li rimpiange poi al rientro. Se ottimizzi la tua azienda ora, alla ripartenza lavorerai meglio e con una redditività dei processi aumentata! Approfitta ora della nostra consulenza gratuita.
La gestione dei processi aziendali, ossia il Business Process Management (BPM), consiste nell'identificazione, nella mappatura, nell'analisi e nella documentazione dei processi aziendali.
Può anche essere utilizzata per identificare i problemi all'interno dei processi e per sviluppare soluzioni che aumentino l'efficienza e la produttività dell'azienda.
Gestire significa anche controllarli e avere i dati della propria azienda sempre a portata di mano. Lo strumento di cui hai bisogno è un Software BPM come Visyum BPM.
Visyum è il tool rivolto per la digitalizzazione e automazione dei processi aziendali volto alla riduzione dei costi, all’ottimizzazione delle attività di business e al controllo dei workflow strategici in tempo reale.
Visyum ti permette di controllare tutte le risorse in cloud dalla tua App o da qualsiasi browser.
Hai a disposizione decine di funzioni in base alle necessità in ambiti diversi, dai rapportini e turni via app fino alla contabilità, passando per il controllo degli automezzi e della rete vendita.
L'analisi dei dati è essenziale per migliorare le prestazioni aziendali. I dati possono essere raccolti da varie fonti come vendite, produzione, marketing e risorse umane. Gli strumenti come la business intelligence e l'analisi avanzata aiutano a individuare tendenze e modelli, migliorare i processi, la produttività, la qualità dei prodotti e servizi, l'esperienza del cliente, e altro ancora. L'analisi dei dati è cruciale per la competitività e l'evoluzione del mercato aziendale.
Automazione dei processi
L'automazione dei processi si riferisce all'utilizzo di tecnologie per eseguire attività aziendali in modo autonomo. Questo può includere l'automazione della produzione, della gestione dell'inventario, della fatturazione e della gestione dei clienti. L'obiettivo è aumentare l'efficienza e ridurre gli errori umani.
Catena di fornitura
La catena di fornitura rappresenta l'insieme di attività e processi che vengono eseguiti per trasformare le materie prime in prodotti finiti e consegnarli ai clienti. La catena di fornitura include la gestione delle relazioni con i fornitori, la gestione dell'inventario, la gestione della produzione e la gestione delle consegne.
Gestione dei fornitori
La gestione dei fornitori si riferisce alla gestione delle relazioni con i fornitori di materiali e servizi per la produzione. Ciò include la definizione dei requisiti di qualità, la negoziazione dei prezzi e dei contratti, la gestione delle consegne e la valutazione delle prestazioni dei fornitori.
Controllo della qualità
Il controllo della qualità si riferisce alla gestione e al monitoraggio del livello di qualità dei prodotti e dei processi produttivi in un'azienda. L'obiettivo è garantire che i prodotti siano conformi alle specifiche richieste e ai requisiti normativi.
Gestione dei costi
La gestione dei costi si riferisce alle attività e ai processi volti a identificare, analizzare e controllare i costi di produzione in un'azienda. L'obiettivo è ridurre i costi e massimizzare i profitti.
Gestione dell’Attrezzatura e degli Automezzi
Visyum Equipment è la soluzione facile e veloce per la gestione di attrezzature e macchinari aziendali.
Con questo sistema, puoi gestire tutto tramite l'applicazione mobile e tramite il computer, tutto in cloud, in modo semplice ed efficiente, risparmiando su tempi e costi.
Gestione della manutenzione
La gestione della manutenzione è un processo chiave per garantire il corretto funzionamento degli impianti, delle attrezzature e delle macchine utilizzati in azienda. La manutenzione preventiva è importante per evitare problemi e costi imprevisti. Ci sono diversi tipi di manutenzione, come la manutenzione programmata, la manutenzione correttiva e la manutenzione predittiva, che utilizza dati e analisi per prevedere quando un componente potrebbe fallire. La gestione della manutenzione richiede l'utilizzo di software specifici per tenere traccia dei programmi di manutenzione preventiva, pianificare le riparazioni, monitorare lo stato degli asset, tenere traccia dei pezzi di ricambio e gestire il personale di manutenzione. Inoltre, la gestione della manutenzione può aiutare a ridurre i tempi di inattività e i costi di riparazione, aumentare la durata degli asset e migliorare la sicurezza in azienda.
Gestione della produzione
La gestione della produzione è l'insieme di attività e processi volti a pianificare, organizzare, coordinare e controllare le attività di produzione in un'azienda. L'obiettivo è massimizzare l'efficienza produttiva e minimizzare i costi. Questo include la definizione delle specifiche di produzione, la scelta dei fornitori, la gestione delle risorse umane, la gestione dell'inventario e il controllo della qualità.
La gestione dell'inventario si riferisce alla pianificazione e al controllo del livello degli stock di materie prime, semilavorati e prodotti finiti in un'azienda. L'obiettivo è minimizzare i costi dell'inventario e massimizzare la disponibilità di prodotti per la vendita.
Gestione dei progetti
La gestione dei progetti si riferisce alla pianificazione, all'organizzazione e alla gestione di progetti aziendali complessi. Ciò include la definizione degli obiettivi del progetto, la stima dei costi e delle risorse necessarie, la pianificazione delle attività e il monitoraggio delle prestazioni. L'obiettivo è completare il progetto entro i tempi e i costi previsti.
Gestione dei rischi
La gestione dei rischi si riferisce all'identificazione e alla mitigazione dei rischi aziendali. Ciò include la valutazione dei rischi, la definizione dei piani di mitigazione e il monitoraggio delle prestazioni. L'obiettivo è proteggere l'azienda da eventuali conseguenze negative.
Lean manufacturing
Lean manufacturing è un approccio alla gestione della produzione che si concentra sulla riduzione degli sprechi e sull'aumento dell'efficienza. Questo si ottiene attraverso la standardizzazione dei processi, la riduzione degli stock, la semplificazione delle attività e il coinvolgimento dei dipendenti.
Ottimizzazione dei processi
L'ottimizzazione dei processi si riferisce alla valutazione e alla revisione dei processi aziendali esistenti per migliorare l'efficienza e la produttività. Ciò include la definizione di obiettivi chiari, l'identificazione degli ostacoli, la progettazione di nuovi processi e il monitoraggio delle prestazioni.
Qui trovi la guida su come risparmiare in azienda ottimizzando i processi.
Pianificazione della produzione
La pianificazione della produzione si riferisce alla definizione dei piani di produzione per soddisfare la domanda dei clienti. Ciò include la definizione delle specifiche di produzione, la definizione delle quantità necessarie e la definizione delle tempistiche. L'obiettivo è massimizzare l'efficienza produttiva e minimizzare i costi.
Processi di approvvigionamento
I processi di approvvigionamento includono tutte le attività necessarie per selezionare e acquisire i materiali e le forniture necessarie per la produzione. Ciò include l'identificazione dei fornitori, la negoziazione dei prezzi e dei contratti, la gestione delle consegne e la valutazione della qualità dei materiali.
Produzione a flusso continuo
La produzione a flusso continuo si riferisce a un sistema di produzione in cui il materiale si muove attraverso la linea di produzione senza interruzioni. Ciò elimina gli sprechi di tempo e di materiale associati all'arresto e al riavvio delle macchine. Il risultato è una produzione più efficiente e una maggiore capacità di rispondere alle esigenze dei clienti.
Sistemi ERP (Enterprise Resource Planning)
I sistemi ERP sono soluzioni software che integrano i processi aziendali in un'unica piattaforma. Ciò include la gestione dell'inventario, la gestione delle finanze, la gestione della produzione e la gestione delle risorse umane. L'obiettivo è migliorare la visibilità e il controllo sui processi aziendali.
Lo scheduling della produzione si riferisce alla definizione della sequenza di produzione per soddisfare i piani di produzione. Ciò include la definizione delle attività, delle risorse e delle tempistiche necessarie per completare la produzione. L'obiettivo è massimizzare l'efficienza produttiva e minimizzare i costi.
Visyum Factory
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