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Mercoledì, 18 Gennaio 2023 09:37

Software e App per turni, ferie, permessi, malattia e accessi - CASO STUDIO

Gestire i turni della tua azienda via app e Desktop (integrati, perché l’app lavora in cloud tramite un software-ecosistema), e in generale gestire via app turni, ferie, permessi, malattie, accessi, rapportini e tutto quello che riguarda le risorse umane (il personale della tua azienda) ha dei vantaggi molto semplici: ti fa risparmiare soldi e tempo, grazie alla facilità di utilizzo e alle automazioni che velocizzano alcune delle funzioni che adesso gestisci a mano.

Nel dettaglio, in questa guida ti spieghiamo tutte le funzioni e i vantaggi dell’ecosistema Visyum per le risorse umane:

Perché è così facile organizzare i turni via app?

Gestire e monitorare i turni e in generale tutto quello che riguarda il tuo personale via app (utilizzando quindi uno smartphone o un tablet) ha dei vantaggi notevoli:

  • Hai sempre l’app a portata di mano, con i campi precompilati, e non hai bisogno di tornare alla postazione per compilare da Desktop i campi (i dati sono sincronizzati anche per la visione Desktop). Puoi comunque compilare il tuo rapportino o organizzare i turni da desktop, ma l’app è chiaramente più immediata.
  • L’app è quella della tua azienda, con il tuo nome e i tuoi colori, e oltre a creare un senso di appartenenza per i tuoi dipendenti, se hai una parte commerciale o di vendita, è uno strumento di branding utile anche per i tuoi clienti.
  • L’app la trovi sugli store ufficiali Apple e Android, quindi non devi utilizzare attrezzature costose.

Questi vantaggi ti permettono di risparmiare tempo e soldi sulla velocità di esecuzione del processo, sia da parte del dipendente (che deve telefonare, chiedere, aspettare ecc) sia da parte dell’amministrazione che ha tutto sotto mano in modo ordinato. E non è tutto, i vantaggi continuano.

Perché conviene organizzare i turni in cloud, rispetto all’utilizzo di Excel o di altri metodi?

In generale, utilizzare excel o altri metodi non appositi ti porta una perdita di tempo e soldi, mentre utilizzando un software apposito (o un modulo apposito come per Visyum) hai questi vantaggi:

  1. Riduzione degli errori: utilizzando un software per la gestione dei turni, è possibile eliminare gli errori dovuti alla gestione manuale dei dati, come ad esempio la compilazione errata di fogli Excel o la perdita di documenti cartacei.
  2. Maggiore efficienza: Visyum ti consente di automatizzare alcune attività ripetitive, come ad esempio l'assegnazione dei turni o la gestione delle richieste di ferie, permessi o malattia, liberando tempo per altre attività importanti.
  3. Migliore pianificazione: hai una visuale globale della disponibilità dei dipendenti e di pianificare in modo più accurato i turni e le attività aziendali.
  4. Maggiore trasparenza: il software dei turni fornisce ai dipendenti una panoramica chiara e aggiornata dei loro turni, delle ferie e dei permessi, riducendo il rischio di fraintendimenti o controversie.
  5. Maggiore controllo e valutazione delle performance: Visyum tiene traccia di tutto, compresa la timbratura in entrata e uscita (anche geolocalizzato), quindi hai a disposizione la reportistica globale divisa per dipendente, e sei in grado di valutarlo correttamente.

Quali sono le funzioni per le risorse umane?

Come gestire i turni delle risorse con un software centralizzato che permetta anche di richiedere da app ferie, permessi, malattia e accessi?

Tutte le versioni di Visyum integrano la gestione delle risorse, che include dei turni e delle ferie, compresa la gestione della formazione e delle visite mediche obbligatorie.

Questo Ecosistema in cloud permette di gestire e pianificare tutto, semplificando il lavoro amministrativo e consentendo una reportistica in tempo reale degli eventi, abbattendo le tempistiche e la difficoltà del lavoro delle amministrazioni nelle aziende.

Per le risorse umane, il nostro ecosistema gestisce:

  • Rapportini
  • Turni, ferie e permessi
  • Gestione corsi e visite obbligatorie

Questo oltre a tantissime altre funzioni anche in altri ambiti che portano un risparmio complessivo di migliaia di euro l’anno alle aziende con cui collaboriamo (oltre al risparmio dei processi, chiaramente si risparmia anche sulle licenze di diversi software, dal momento che la nostra soluzione è in grado di sostituirli).

Torniamo alla gestione dei turni, le richieste di permessi, ferie e malattie, e la gestione dei corsi e delle visite obbligatorie. Se questi passaggi vengono semplificati con uno strumento digitale (come fa Visyum), puoi alleggerire il carico di lavoro sull’Amministrazione.

Questo ti farà risparmiare ulteriormente soldi e tempo: in un’azienda in cui abbiamo attivato i nostri strumenti digitali, abbiamo portato un risparmio di quasi 50mila € l’anno solo automatizzando i turni, che venivano gestiti con Excel, cosa che imponeva di avere più personale di quanto non fosse necessario. Ne parliamo nel caso studio, più avanti.

Come funziona l’App per la gestione di Accessi e Turni, anche geolocalizzata

  • La tua azienda ha a disposizione l’App personalizzata col proprio nome aziendale, sviluppata in tecnologia nativa sui sitemi iOs e Android (non è una web app) e scaricabile gratuitamente direttamente da Apple Store, Google Play Store, Amazon Store.
  • Oltre al nome, l’app è personalizzata con il proprio logo e colori aziendali ed è possibile personalizzare i badge sia nella grafica che nella tipologia di codice utente (mediante codice a barre o QR code)
  • Non necessita di dispositivi di varco appositi, basta un tablet da usare come access point. Questo crea un risparmio notevole, in quanto un tablet è facilmente reperibile sul mercato a prezzi contenuti.
  • I Badge personali sono utilizzabili direttamente su uno smartphone, quindi non devi spendere per la creazione e gestione di tessere o altri dispositivi.
  • Il Sistema è direttamente in cloud, con la reportistica disponibile per responsabili e amministrazione con entrate e uscite dei dipendenti, in modo che sia tutto perfettamente tracciato sia per valutazione che per i pagamenti.
  • Integrabile con i sistemi aziendali che già utilizzi (previa analisi di fattibilità).
  • Utilissima è la Timbratura geolocalizzata, utilizzata per operai e agenti di commercio, che può essere effettuata solo nell’area del cliente, e che ti garantisce la presenza del tuo personale nelle zone interessate. Questa timbratura, incrociata coi dati dei report, ti permette di valutare i tuoi dipendenti e capire se ci sono colli di bottiglia o altri eventuali problematiche.

Altre funzioni utili

  • Possibilità di segnalare eventuali assenze impreviste.
  • Possibilità di comunicare una richiesta di malattia, di permesso o di ferie.
  • Possibilità di rilevare gli accessi lontano dall’ufficio grazie alla geolocalizzazione.
  • Possibilità di visualizzare report in tempo reale delle entrare e uscite giornaliere per dipendente.
  • Definizione ruoli utenti personalizzabili.
  • Schermata Home customizzabile in tempo reale.
  • Filtri Smart per la reportistica.

L’Ecosistema che circonda la tua app: Visyum

L’app che gestisce i turni dei tuoi dipendenti fa parte di un ecosistema più grande di funzioni, Visyum BPM, che permette di controllare diversi ambiti della propria azienda, dalle Risorse umane (e quindi rapportini, accessi, turni) alle Risorse materiali (magazzini, materiali, automezzi ecc) arrivando persino alla contabilità (fatturazione elettronica compresa).

La nostra è l’azienda specializzata nell’automazione e semplificazione dei processi aziendali, per cui qualsiasi tuo processo, inclusa la gestione dei mezzi, con noi può diventare più facile e redditizia facendoti risparmiare anche migliaia di euro ogni anno.

Offriamo una consulenza gratuita per la tua azienda, richiedila qui!

CASO STUDIO - Timbrature Smart e geolocalizzate, richieste ferie e permessi. Elaborazione presenze

  • Settore: Servizi
  • dipendenti: 1000+
  • Risparmio: 50mila€/anno

Un importante azienda operante nel settore di servizi di pulizie, con oltre 1000 dipendenti, riscontrava una difficoltà a reperire un software per la gestione delle presenze per i propri dipendenti in quanto presentavano turni di lavoro molto frastagliati su diversi cantieri, tanto che era costretto ad utilizzare excel per poter gestire l’elaborazione delle presenze impiegando molto tempo.

L’integrazione dell’ecosistema Visyum con app e timbrature geolocalizzate per i dipendenti ha permesso di abbattere i tempi di elaborazione dei turni, portando il reparto che si occupava dei turni, composto da 3 persone, a poter essere gestito da 1 sola, con un risparmio di € 48.500/anno da quel reparto, incrementando inoltre l’efficienza del processo in quanto l’elaborazione avviene in tempi molto brevi.

Consigliamo sempre di spostare i dipendenti a rinforzo di altri reparti, per esempio da amministrazione a customer care, per investire il risparmio in processi che possono portare guadagni ulteriori.

Parliamone e capiamo come e quanto può risparmiare la tua azienda. Contattaci ora e parla con un nostro consulente.

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